EVENEMENT ORGANISEREN? DENK AAN DEZE 7 VALKUILEN!
Een evenement organiseren of open dag houden is een flinke klus dat niet iedereen elke dag doet. Maar als je je aan een aantal regels houdt dan wordt het zeker een groot succes. Toch hebben we in de praktijk gezien dat er veel essentiële zaken over het hoofd worden gezien waardoor het uit kan lopen op een groot drama. In dit overzicht geven we je dan ook de 10 meest gemaakte fouten bij het organiseren van een evenement.
1. Het terrein of de zaal niet goed afschermen van de buitenwereld
Met een evenement moet er meestal ook geld binnen worden gebracht om alles te kunnen betalen. Vooral als je evenement een betaald evenement is, ben je dus afhankelijk van deze inkomsten. Het zou niet de eerste keer zijn dat bezoekers zonder te betalen het terrein op komen en je daardoor veel inkomsten misloopt. Misschien wel het bekendste voorbeeld is Woodstock in 1969. Toen bleek dat het festival op het laatste moment van locatie moest veranderen, had de organisatie niet meer voldoende tijd om het terrein af te sluiten. Met als gevolg dat de 400.000 bezoekers zonder te betalen het terrein op konden komen. In dat opzicht met desastreuze gevolgen!
2. Een geluidsinstallatie met te weinig capaciteit
Als je een evenement organiseert waar veel mensen op af komen is het verstandig om te zorgen dat iedereen ook alles kan horen wat er gezegd wordt. Het komt erg vaak voor dat een groot gedeelte van het publiek niet kan verstaan wat er op het podium zich afspeelt. Dit heeft als gevolg dat het evenement door veel bezoekers slecht wordt beoordeeld. Het is door een professioneel bedrijf eenvoudig van te voren in te schatten hoe veel geluid je nodig hebt voor een evenement. Denk daarbij ook aan de spreiding van het geluid. Zodat mensen die aan de zijkant van het podium staan het ook goed kunnen horen. Daarnaast is het verstandig om de presentator van het evenement goed te instrueren over microfoongebruik. Vaak wordt de microfoon te ver van de mond gehouden waardoor nog steeds niet goed kan worden verstaan wat gezegd wordt.
3. Te laat het evenement aangekondigd
Tijdens het evenement organiseren denk je aan alles! De hekken, de sponsoren, het programma, alles is goed voor elkaar. Alleen ben je een klein detail vergeten. Het op tijd promoten van je evenement. Met als gevolg dat er veel te weinig bezoekers op je festival komen. Met promoten kun je niet ver genoeg van tevoren beginnen. Het is niet voor niets dat grote evenementen al vlak nadat het evenement is afgelopen de datum van volgend jaar bekend maken. Zodra je begint met organiseren kan je het nieuws bekend maken, ook als de invulling nog niet helemaal rond is.
4. Een niet doordacht traffic plan
Als we nog even weer het voorbeeld van Woodstock erbij pakken, zien we dat er totaal niet nagedacht was over waar de automobilisten hun auto konden parkeren. Het gevolg was dat de hele toegangswegen naar het kleine plaatjes Bethel helemaal geblokkeerd werden. Sommige mensen moesten wel 10 kilometer lopen om bij het festival te komen. Ook de looprichtingen op het festival zelf was aanvankelijk geen aandacht aan besteed, waardoor het aanvankelijk een grote chaos was. Uiteindelijk werd er wel een centrale plaats aangewezen waar mensen naar toe konden gaan als ze iemand kwijt waren. Tegenwoordig is het eenvoudig om met behulp van mobiele ledschermen aan te geven wat een loop- of rijroute is.
5. Het budget niet afgestemd op de inkomsten
Als je een evenement of festival gaat organiseren dan is het goed om van tevoren te bedenken hoeveel inkomsten je verwacht en wat realistisch is. Ga daarbij uit van een worst case scenario en een best case scenario. Zorg er voor dat je zelfs in het worst case scenario niet in de financiële problemen komt. Een voorbeeld is het in 2015 failliet verklaarde VestingPop uit Coevorden. Nog voordat het festival plaats zou vinden had de organisatie al een schuld van 100.000 Euro. De sterk tegenvallende kaartverkoop resulteerde in de grote schuld waardoor het festival niet door kon gaan.
6. Niet op tijd klaar
Het opzetten en klaarzetten van alles wat je voor een evenement nodig heeft kost altijd meer tijd dan je denkt. Om het dan nog niet eens te hebben over de coördinatie hiervan. Het is niet voor het eerst dat er nog net voordat het evenement begint, of als de mensen al binnen komen nog van alles klaar moet worden gezet of moet worden opgebouwd. Denk bijvoorbeeld aan het geluid, podium of horecawagens. Denk goed na over wat je al bijvoorbeeld een dag eerder kunt opbouwen. Houd ook rekening met het inplannen van tijd voor onvoorziene problemen. Deze zullen er altijd zijn en kosten meer tijd dan je denkt.
7. Te weinig voorzieningen
Wat een van de grootste frustraties op festivals is dat mensen heel erg lang moeten wachten voordat ze iets te drinken kunnen kopen en misschien nog wel erger voordat ze naar het toilet kunnen. Reken van tevoren goed door hoeveel toiletten je moet hebben voor het aantal bezoekers en zorg dat je verschillende punten hebt waar mensen drinken kunnen kopen.
Een evenement organiseren wordt een stuk makkelijker!
Als je aan al deze punten hebt gedacht ben je al een heel eind op weg naar een goed georganiseerd evenement of festival. Als je vragen hebt over de technische aspecten van een evenement zoals een geluidsinstallatie huren, een ledscherm of een videoregistratie, neem dan vrijblijvend contact met ons op. Wij hebben meer dan 35 jaar ervaring in het voorzien van evenementen van licht, geluid en beeld.
OOK EEN EVENEMENT ORGANISEREN?
Wij denken graag met je mee op technisch gebied! CONTACTOFFERTE AANVRAGENGratis checklist downloaden
Om jou als organisator te helpen alle stappen voor het organiseren van een evenement goed te doorlopen hebben we een checklist opgesteld. Uiteraard bieden we deze gratis aan je aan! Download de checklist voor het succesvol organiseren van een evenement op de volgende pagina.
